Como Evitar las Reuniones Improductivas

Aprende cómo evitar las reuniones improductivas.

Es usual reunirse en el trabajo para ponernos de acuerdo en cuestiones laborales con quienes trabajamos.

No obstante, a veces caemos en exceso en este tipo de reuniones, y la productividad laboral se puede ver perjudicada debido a eso.

Seguramente te ha pasado: llegas a tu oficina a las ocho y te toca entrar a una reunión que dura toda la mañana, después en la tarde otro compañero te cita a reunirte y así ha transcurrido todo el día, sin que hayas hecho absolutamente nada: “el resultado es que además del dolor de cabeza que le genera el estrés, probablemente ya esté descuadrado todo su flujo de trabajo que tenía organizado porque esta situación se presenta más de dos y tres veces a la semana” recalcan en Entrepreneur.com.

Si quieres vencer el efecto de las reuniones improductivas, debes seguir las siguientes recomendaciones:

1-Usa más la tecnología. El uso de aparatos tecnológicos te puede ayudar a aprovechar mucho más y mejor el tiempo. Algunos equipos te permiten tener video conferencias y así aprovechar los minutos al máximo “si usted es aficionado a las aplicaciones, en vez de una reunión lo que puede es utilizar el chat de Facebook, WhatsApp, Gmail, cualquiera de su preferencia. Estas permiten canalizar información sobre procesos específicos que están ejecutándose, sin necesidad de hacer encuentros por cada situación particular” refieren en Entrepreneur.com.

2-Crea una agenda. Antes de la reunión, puedes escribir los temas puntuales que tocarán: el éxito de tu agenda dependerá de que puedas cumplirla a cabalidad. Respetar tu agenda te ayudará a mantener el foco de las rutinas en tu día.

3-Haz que todos participen. Es muy importante que todos participen en las reuniones, ya que de este modo las opiniones y las ideas de cada uno de los miembros del equipo podrán ayudar a resolver más rápidamente las situaciones que se presenten.

4-Cambia la forma de presentar las cosas. Las reuniones no pueden ser siempre igual, es decir, en vez de usar siempre el mismo formato “los participantes anticipan la rutina, así que introduzca algo fuera de lo común: anuncios relevantes.

En la próxima reunión ¿por qué no dejar que los asistentes remotos den inicio, en lugar de los que están presentes físicamente? La próxima vez podrá encontrar cómo alterar ese orden” recomiendan en Entrepreneur.com.

5-Házlo divertido. Las reuniones deben mantener un carácter profesional, pero esto no significa que tengan que ser aburridas. Puede dedicar un tiempo a hablar de otro tipo de cosas que llamen la atención de sus compañeros, como los estrenos recientes del cine o los planes de fin de semana, esto los animará y permitirá que el tiempo pase mucho más rápido.

Finalmente, es primordial que las decisiones que se tomen estén respaldadas por todos los participantes. Estas deben incluir las prioridades, el plan de acción y los objetivos muy claros, de ese modo no sentirán que han perdido su tiempo y el trabajo lo realizarán más enfocados.

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